सरकारी निकायमा पत्र तथा पत्र व्यवहार प्रक्रिया

प्रश्न नं १ सरकारी निकायमा सरकारी पत्र तयारी गर्दा के कसरी गरिन्छ र पत्र तयारी गर्दा गल्ती कमजोरी के के हुन सक्छन् ?

विषय प्रवेश:

चिठ्ठी पत्रः

सुचना, तथ्य, जानकारी, तथा सन्देशहरुलाई एक व्यक्ति वा निकायबाट अरु समक्ष पुर्याउनका लागि कुनै व्यक्ति वा संस्थाले तयार पारेको लिखित सन्देश नै चिठ्ठी वा पत्र हो ।

यो लिखित सन्देश वा सूचना सम्प्रेशन गर्ने प्रचलित माध्यम हो । पत्र मुख्यतया सूचना, मनको भावना, सन्देश, समाचार आदी पठाउनका लागि लेख्ने गरिन्छ ।

चिठी भनेको सम्बन्ध, व्यापार आदिलाई बलियो र विश्वसनीय पर्ने आधार हो भने यो सञ्चारको माध्यम पनि हो । चिठी सरल, स्पष्ट र प्रभावकारी हुनुपर्छ, जसले पठाउने व्यक्ति वा संस्थाको शिष्टता र हार्दिकतालाई सङ्केत गरेको हुन्छ । चिठी हुलाकबाट पठाउने भए खाममा टिकट सहित राखिएको हुन्छ तर हातबाट पठाउने भए टिकटको प्रयोग हुँदैन ।

एउटा कार्यालयले अर्को कार्यालयलाई लिखितरुपमा विवरण एवम् सन्देश पठाउने कार्यलाई कार्यालयमा पत्र    व्यवहार भनिन्छ । यो सञ्चारको एक माध्यम हो ।

पत्र व्यवहारको उद्देश्यः

• मौखिक रुपमा आदानप्रदान गर्न नसकिने वा प्रभावकारी नहुने जानकारी आदानप्रदान गर्न,
• सस्तो सुलभ सञ्चार सेवा उपयोग गर्न,
• व्यक्तिगत, व्यवसायिक, सरकारी तथा अन्य संस्थाबीचको सम्बन्ध कायम गर्न,
• अन्तराष्ट्रिय, व्यापारिक, कुटनैतिक सम्बन्धको विकास गर्न,
• प्रमाणित अभिलेखको रुपमा पेश गर्न,
• समय र पूँजीको बचत मार्फत Value for money कायम गर्न,
• दैनिक प्रशासन सञ्चालन गर्न,
• सूचना प्रवाह गरी द्धिपक्षीय सम्पर्क स्थापना गर्नु,
• आवश्यक सुझाव तथा निर्देशनको आदानप्रदान गर्नु आदि ।

चिठ्ठी पत्रका प्रकारः

चिठीमा रहने विषयवस्तुलाई हेरेर यसलाई तीन प्रकारमा बाँडिन्छ :

• घरायसी वा व्यक्तिगत चिठी
• व्यावसायिक (व्यापारसँग सम्बन्धित) चिठी
• कार्यालयीय (निवेदन, सूचना वा कार्यालयसँग सम्बन्धित) चिठी

यसका अलावा,

क) प्रयोगको आधारमा

• सरकारी पत्र
• व्यक्तिगत पत्र
• व्यवसायिक पत्र
• आवेदन पत्र

ख) प्राथमिकताको आधारमा

• तुरुन्त
• अति जरुरी
• जरुरी
• साधारण

ग) गोपनियताको आधारमा

• अति गोप्य
• गोप्य
• साधारण

घ) ‍औपचारिकताको आधारमा

• औपचारिक
• अनौपचारिक

घरायसी वा व्यक्तिगत चिठी

व्यक्तिले व्यक्तिलाई लेख्ने चिठी घरायसी हुन्छ । आफ्ना इष्टमित्र, नातेदार, साथीहरू आदि व्यक्तिगत सम्बन्ध भएकालाई यस्तो चिठी लेखिन्छ । आपसी सम्बन्ध कसिलो पार्न र खबरहरू आदान प्रदान गर्न नै यस्ता चिठीहरू लेखिन्छन् । व्यवहारमा यस्ता चिठीहरू अनौपचारिक हुन्छन् अर्थात् यिनमा नियमहरूमा खासै ख्याल राखिन्न र भाषा पनि बोलीचालीको जस्तै हुन सक्छ । परीक्षामा लेख्ता चाहिँ यस्ता चिठी पनि स्तरिय भाषामै लेख्नुपर्छ ।

व्यवसायिक चिठ्ठी पत्रः

कुनै व्यवसाय गर्ने संस्थाले व्यापारिक सम्बन्ध वा कारोबारका लागि माग र आपूर्तिसँग सम्बन्धित भई लेख्ने चिठी व्यावसायिक हुन्छ । यस्ता चिठीहरू सामान किनबेचका लागि व्यवहार गरिन्छन् र सामान्यतः संस्थाको नाममा छापिएको ‘लेटरप्याड’ मा लेखिन्छन् । यसको शैली औपचारिक हुन्छ ।

सरकारी कार्यालय चिठ्ठी पत्रः

एउटा कार्यालयले अर्को कार्यालय वा व्यक्तिलाई लेख्ने चिठीलाई कार्यालयीय चिठी भनिन्छ । यसका साथै कुनै व्यक्तिले कुनै काम गरिदिने अनुरोधका साथ कार्यालयसमक्ष प्रस्तुत गरेको निवेदनलाई पनि कार्यालयीय चिठी अन्तर्गत नै राखिन्छ । औपचारिक प्रकारको हुने भएकाले यसमा विशेष शिष्टता र सावधानी अपनाउनुपर्ने हुन्छ ।

सरकारी निकायले आफ्ना सेवा प्रवाह गर्न, प्रभावकारी जनसम्पर्क स्थापना गर्न, सूचना प्रवाह गर्न, आफ्ना मातहत वा अन्य निकाय सँग लिखित संचार तथा समन्वय कायम गर्न लेखिने औपचारिक पत्र नै सरकारी चिठ्ठी पत्र हो।

सरकारी निकायमा निवेदन लेख्ने तरिकाः

• कागजको माथि दायाँतिर निवेदन लेख्ने दिनको मिति लेख्ने ।
• त्यसका मुनि एक पङ्क्ति छाडी बायाँतिर सम्मान जनाउने शब्दका साथ कार्यालयक प्रमुखलाई समोधन गर्ने र त्यसमुनि कार्यालयको नाम तथा पूरा ठेगाना लेख्ने ।
• ठेगानाभन्दा मुनि एक पङ्क्ति छाडी ‘विषय’ लेख्ने अनि विषयका रूपमा आफूले अनुरोध गरेको मूल कुरालाई छोटो वाक्यांशका रूपमा प्रस्तुत गर्ने ।
• विषयका मुनि एक पङ्क्ति छाडी बायाँतिर ‘महोदय’ शब्दले सम्बोधन गर्ने ।
• त्यसभन्दा मुनि नयाँ अनुच्छेदका रूपमा आफ्नो विषयलाई कारण, समस्या आदि खुलाई काम गरिदिन विनम्रतासाथ अनुरोध गर्ने ।
• अर्को अनुच्छेदमा ‘सहयोगका लागि धन्यवाद !’ लेख्ने ।
• अन्त्यमा दायाँतिर ‘निवेदक’ वा ‘भवदीय’ लेखी त्यसमुनि आफ्नो नाम र ठेगाना लेख्ने र हस्ताक्षर गर्ने भए त्यसभन्दा ठिक माथि गर्ने ।
• औपचारिक हुने हुनाले निवेदनमा शिष्ट र नम्रतापूर्ण तरिकाले आवश्यक कुरा मात्र आउने गरी स्तरीय भाषा प्रयोग गर्ने ।

सरकारी कार्यालयको चिठ्ठीको नमूनाः

सरकारी चिठ्ठी पत्राचारको तरिकाः

सर्वप्रथम त सरकारी चिठ्ठी लेख्नुपर्ने कारण स्पष्ट हुनुपर्ने हुन्छ । सरकारी पत्रको सुरुवात सम्बोधनबाट हुन्छ । यस खण्डमा कुन निकायलाई पत्राचार गर्न लागेको हो सो निकायको पुरा नाम, ठेगाना तथा शाखा भए सो पनि उल्लेख गर्ने । उपर्युक्त नमूनामा उल्लेख भए बमोजिम पत्रको दाँया पट्टी मिति र माथि कार्यालयको विवरण सहितको लेटर हेड हुन्छ ।

दोस्रो के कारण चिठ्ठी लेख्नुपर्ने अवस्था आयो, पत्रमा के विषय उल्लेख गर्ने, के माग भएको छ वा के लेख्ने भन्ने कुरा महत्वपूर्ण हुन्छ । सो कुरालाई सम्बोधन गर्न विषय उल्लेख गर्ने गरिन्छ । विषयमा नै पत्रको औचित्य वा कारण संक्षिप्तमा उल्लेख हुन्छ ।

तेस्रो खण्डमा सबै भन्दा महत्वपूर्ण हुन्छ । यस अन्तर्गत पत्रको विस्तृत व्यहोरा सहितको विवरण उल्लेख हुन्छ । यस खण्डमा पत्रको कारण वा विषयलाई पुष्टि गर्ने मुल विवरण उल्लेख गरिन्छ ।

Also Read: A Complete Study of Huarache Craft

चौथो खण्डमा बोधार्थ उल्लेख गर्ने गरिन्छ । यसमा उक्त पत्र कुनै दुई निकाय बिच भए तापनि सो पत्र संग सम्बन्धित अन्य निकाय भए सो निकायहरुलाई समेत जानकारी होस् भनि बोधार्थ दिने गरिन्छ । बोधार्थको लागि पत्रको तलपट्टि क्रमैसँग निकायहरुको नाम र ठेगाना उल्लेख हुन्छ ।

पाँचौ खण्ड हो पत्राचार गर्ने अधिकार प्राप्त पदाधिकारीको पुरा नामथर , पद र सो पदाधिकारीको हस्ताक्षर उल्लेख हुन्छ । यस खण्ड नै सबैभन्दा महत्वपूर्ण हुन्छ किनभने यसै खण्डले पत्रलाई आधिकारिकता प्रदान गर्छ ।

छैठौ खण्ड हो कार्यालयको र पदाधिकारीको छाप । पत्र तयार गरिसकेपछि पत्रमा कार्यालयको छाप पत्रको टुप्पोमा लगाईन्छ भने पत्रलाई प्रमाणित गर्ने अधिकारीको नामपद सहितको छाप सो पदाधिकारीको नाम भएको ठाँउ तलपट्टी गरिन्छ ।

सातौ खण्डमा चलानी गर्ने विषय पर्दछ । पत्र तयार भई सहिछाप समेत भए पश्चात सो पत्रलाई पठाउनु अघि चलानी गर्ने गरिन्छ । यसरी चलानी गर्दा कार्यालयको चलानी किताबमा क्रम संख्या पत्रमा उल्लेख गरिन्छ साथ चलानी किताबमा समेत पत्रको संक्षिप्त विवरण उल्लेख गरिन्छ । यसले भविष्यमा सोको जानकारी वा सूचना गराउँछ भने प्रमाणको रुपमा समेत रहन्छ ।

यसरी उपर्युक्त बमोजिम पत्राचार तयारी गरिसकेपछि सो पत्र कहाँ कहाँ पठाउनुपर्ने हो सो निकायको नाम सहित उल्लेख गरि पठाउने र पाउने भनि दुवैको विवरण उल्लेख गरि पत्रलाई खाममा हालेर खाममा लेख्ने गरिन्छ । सबै निकायको भिन्दा भिन्दै खाममा हालेर तयार गरिन्छ भने एकप्रति पत्र कार्यालयको लागि ओसि भनि उल्लेख गरि राखिन्छ ।

पत्र तयार गर्दा देखिने समस्याहरुः

सरकारी वा व्यवसायिक वा व्यक्तिगत होस् जुनसुकै पत्र तयारी गर्दा पत्राचार सम्बन्धी आधिकारिक ज्ञान नभएमा विभिन्न प्रकारका समस्याहरु सिर्जना हुनसक्छ । ति समस्याहरुलाई देहाय बमोजिमका बुँदाहरुमा उल्लेख गर्न सकिन्छः

• पत्रको विषय स्पष्ट नहुनु,
• चलानी गर्न छुटाउनु,
• कार्यालयको छाप लगाउन छुटाउनु,
• पत्रमा लेखिएको विवरण घुमाउरो भाषामा लेखिनु वा अस्पष्ट हुनु,
• आधिकारिक पदाधिकारीको सहि छुट्नु वा सम्बन्धित पदाधिकारीको पुरा नामथर पद उल्लेख नहुनु,
• मुल कुरो उल्लेख नहुनु,
• बोधार्थ दिन छुटाउनु,
• समयमा नै अन्य निकायको पत्रको उत्तर नदिनु,
• जिम्मेवार पदाधिकारीहरुले पत्रको जिम्मा लिन नचाहनु,
• पत्राचार सम्बन्धि ज्ञान, अनुभवको अभावले पत्र आधिकारिक नदेखिनु,
• पत्रमा कानूनी पाटोको प्रयोग फितलो देखिनु,
• पत्राचार भएका पत्रहरुको अभिलेखिकरण व्यवस्थित नहुनु,
• समय समयमा माथिल्लो निकायबाट सुझाव तथा निर्देशन प्रदान नहुनु एवं भएका निर्देशनहरुको पनि परिपालना फितलो देखिनु,
• व्यक्ति विशेष पत्रको ढाँचा एवं विवरणमा परिणत हुनु,
• पत्रका सरलता, स्पष्टता, संक्षिप्तता, पूर्णता, विनम्रता, प्रभावकारिता एवं शुद्धता जस्ता गुणहरुको अभाव देखिनु,
• पत्राचार गर्दा अन्तरनिकाय बिच समन्वय र सहकार्यको अभाव,
• प्राथमिकताका आधारमा पत्राचार नगरिनु,
• पत्रमा संलग्न गरिनुपर्ने कागजातहरु नगरिनु ईत्यादि ।

उपर्युक्त समस्याहरु भए तापनी यसको समाधान गर्नका लागि धेरै पक्षहरुलाई सुधार गर्नुपर्ने देखिन्छ । जस्तैः

• कर्मचारीहरुलाई समय समयमा पत्राचार संग सम्बन्धित तालिम मार्फत दक्ष बनाउने,
• माथिल्लो निकायबाट यस सम्बन्धित निर्देशन, ढाँचा एवं तौर तरिका सपष्ट गर्ने,
• पत्रमा भाषागत शुद्धतामा ध्यान दिने,
• पत्रमा दोहोरो अर्थ लाग्ने, घुमाउरो शब्द प्रयोग नगरी सरल र स्पष्टतालाई जोड दिने,
• पत्राचार पश्चात राखिने अभिलेख प्रणालीलाई चुस्त बनाउने,
• आफ्नो कामको जिम्मेवारी लिनका लागि पदाधिकारीहरु स्वयं नैतिकवान बन्नुपर्ने,
• अन्तरसरकारी निकाय बिच समन्वय र सहकार्यमा जोड दिने ईत्यादी ।

निष्कर्शः

     पत्र व्यवहार कुनै पनि अवस्थालाई चित्रण गर्ने एक महत्वपूर्ण माध्यम हो । पत्र गुण कस्तो हुनुपर्छ भन्ने कुरा पत्रको प्रकार र प्रकृतिमा निर्भर हुन्छ । पत्राचार सरकारी संयन्त्रको रक्तसञ्चार जस्तो हुन्छ । हरेक दिन हरेक कार्य सम्पादनको आधार र निष्कर्श दुवैको माध्यम पत्राचार हो । यस क्रममा पत्राचारमा विभिन्न समस्याहरु सिर्जना हुन्छन् जसले सम्पुर्ण कार्य सम्पादनमा असर पुर्याइरहेको हुन्छ अर्को तर्फ हाम्रो कार्य संस्कृति कस्तो छ भनि विश्व सामु नै छवि बनाउँछ । यसको समाधान समयमा नै गर्नुपर्ने हुन्छ । त्यसैले पत्र व्यवहार हेर्दा सामान्य लागे तापनि यसले जटिल भन्दा जटिल परिस्थितिको सिर्जना गर्न सक्छ भने जटिल भन्दा जटिल समस्यालाई सजिलै समाधान पनि गर्न सक्छ । यसर्थ पत्र व्यवहारमा देखिने समस्याहरुको पहिचान गरि समयमा नै समाधान गर्न जरुरी हुन्छ । यस्तो गर्नका लागि सो प्रणालीमा संलग्न निकायहरुको सक्रियता, माथिल्लो निकायको त्यसप्रतिको चासो र विभिन्न अध्ययन तालिमको माध्यमद्धारा गर्न सकिन्छ । यसले संगठन देखि समग्र मुलुककै कार्य संस्कृतिलाई स्त्तरोन्नती गर्नका लागि सहयोग गर्छ ।